Jak doma pohodlně ukládat dokumenty?

Existuje mnoho situací, ve kterých používáme pojistky, certifikáty a certifikáty. Proto, aby měli po ruce potřebné papíry, jsou lidé nuceni skladovat dokumenty doma. Jak to ale udělat správně, aby se nic neztratilo ani nezkazilo?

Jaké dokumenty je třeba uchovávat?

Každý moderní člověk má spoustu kusů papíru pro všechny příležitosti. Ne každý z nich se ale vyplatí uchovávat.

Zde je seznam dokumentů, které musíte mít doma:

• Seznam se otevře s pasy a dalšími rodinnými dokumenty. Například závěti, osvědčení.
• Certifikáty, plné moci, účtenky a další věci související s nemovitostmi a dopravou.
• Diplomy, diplomy, atestace, certifikáty potvrzující dostupnost vzdělání.
• Papíry související s odbornou činností: sešity, dohody, smlouvy.
• Výsledky vyšetření, lékařské politiky a karty.
• Záruční listy, účtenky na domácí spotřebiče a nábytek.
• Daňové doklady.

Samostatně si můžete vybrat elektronické dokumenty nebo jednoduše data v digitálním formátu. Zpravidla odpovídají jednomu z výše uvedených bodů a také podléhají skladování.

Jak dlouho by se měly papíry uchovávat?

Dokumenty lze rozdělit podle doby uložení. Záleží na době platnosti každé konkrétní kůry.

• Trvalý. Takové papíry by měly být vždy po ruce.Jedná se o oddací listy, rodné listy, diplomy potvrzující vzdělání, lékařské údaje, informace ověřené notářem, závěti, důchodové listy.
• Dlouhodobý. Doklady k nemovitostem, autům a drahým věcem. Patří mezi ně i odborné práce. Zde můžete také definovat šeky a účtenky. To je něco, co je uloženo po dlouhou dobu a zůstává relevantní po určitou dobu.
• Krátkodobý. Potvrzení o službách od lékařů, právníků a učitelů se doporučuje uchovávat po dobu tří let. Smlouvy a prohlášení o veřejných službách předpokládají stejné období.
• Zbytečný. Nepotřebné vzdělávací a informační materiály, návody k důkladně prostudovaným věcem, kalkulační listy atd. můžete rovnou vyhodit.

Samostatně si můžeme všimnout nepovinných dokladů, které však mají pro svého majitele velký význam. Patří mezi ně osobní deníky, poznámky, fotografie a další memorabilia. Obvykle takové věci také trvají dlouho.

Proto je vhodné vyhodit vše, co se aktuálně nepoužívá a v budoucnu nemůže být užitečné. Pro udržení pořádku je potřeba pravidelně uklízet koše a zbavovat se nahromaděných odpadků a zároveň třídit opravdu důležité dokumenty.

Tipy pro ukládání nezbytných papírů

Zpravidla většina domácností skladuje papíry standardně.

1. Nejprve jsou dokumenty seřazeny podle oblastí: domov, práce, zdravotní péče a další.
2. Poté se vloží do podepsaných složek, které definitivně zabrání tomu, abyste se v papírech ztratili.
3. Výsledné sady jsou umístěny v samostatné krabici nebo sáčku. Mimochodem, pro pohodlí se uvnitř „kontejneru“ často dělají oddíly, aby se zabránilo smíchání složek.Zároveň se musíte ujistit, že místo uložení je nepřístupné dětem a zvířatům, ale je umístěno pohodlně pro použití.

Často používané osobní doklady je dobré uchovávat odděleně. Váš pas, zdravotní karta, daňové identifikační číslo (TIN) a důchodový certifikát se pohodlně vejdou do plastových sáčků uzavíratelných na zip. Takové obaly jsou vzduchotěsné a udrží obsah v dokonalém pořádku a zabrání, řekněme, navlhnutí. Zároveň by měly být dokumenty týkající se zdraví uchovávány co nejpřístupněji – aby se neztrácel čas, pokud jsou naléhavě potřeba.

Vždy je dobré mít doma fotokopie důležitých dokumentů. Jsou nejrůznější případy a taková rezerva může pomoci v nepředvídané situaci.

Zvláště důležité dokumenty lze uložit do trezoru. Moderní trh nabízí velký výběr skladovacích zařízení, takže si každý kupující může vybrat něco vhodného. Dokumenty je ale lepší uchovávat v trezoru ne v plastových šanonech – v případě požáru se materiál, ze kterého se skládají, taví rychleji než papír.

Netriviální způsoby ukládání dokumentů

Zdá se vám popis nudný? Žádný problém! Existují zajímavější a pohodlnější způsoby ukládání papírů.

• • Organizační deska. Existuje mnoho možností pro takové zařízení. Ve své nejjednodušší podobě je to panel, ke kterému se pomocí tlačítek připevňují papíry. Ve složitějších verzích může mít deska malé zásuvky a závěsné úchyty.

• • Mini komoda. Je úplně stejná jako běžná komoda, ale mnohem menší. Je velmi pohodlné v něm ukládat dokumenty. Když jsou roztříděny do různých přihrádek, nikdy se neztratí! Zásuvky v komodě mohou mít různé velikosti: malé na malé papírky, velké na výkresy.

• • Závěsná krabice. Stačí malá krabička nebo košík připevněný ke zdi jako poštovní schránka. V takové věci umístěné na chodbě je vhodné ukládat přinesené dopisy a účtenky.

• • Kapsa na obálku. Podobně jako u předchozí možnosti, ale nejedná se o krabici, ale o obálku. Můžete jej připevnit na stůl, lednici, skříň. Umožňuje uložit dočasně potřebné dokumenty, aniž by zabíraly cenné místo.

• • Koš na odpadky. Ne, ne odpadky - speciální, pro skladování. Umístěný na stole nebo ve skříni může mít několik přihrádek. Jednoduchý, levný, ale efektivní způsob ukládání dokumentů.

• • Často používané papíry lze uschovat ve složce kufříku. Má rukojeť na přenášení. Je navržena tak, aby se v ní dokumenty nepomačkaly. Obvykle je určen pro papír formátu A4. V případě potřeby, abyste neztráceli čas hledáním potřebných kůrek, můžete jednoduše popadnout složku kufříku a začít podnikat.

Využíváme digitální technologie

Návody na léky, přístroje a kancelářské vybavení zabírají hodně místa. Je mnohem snazší je uložit elektronicky. Chcete-li to provést, musíte najít stejné informace na internetu a porovnat je s tím, co je k dispozici v materiálovém zdroji, abyste zajistili jeho identitu. Návod můžete jednoduše vyfotografovat a uložit do složky v počítači. Musíte jen vybrat ten druhý takovým způsobem, abyste jej omylem nesmazali. Je lepší zapsat další kopii výsledných souborů na externí médium, jako je paměťová karta, nebo ji odeslat do cloudového úložiště.

Pro jistotu můžete naskenovat další dokumenty. Pak byste se ale měli obávat o zabezpečení elektronického systému před možným útokem hackerů. Nikdo nemá rád únik osobních údajů na internetu.

Mimochodem, použití počítače nebo mobilního telefonu je pohodlné pro sledování data expirace papírů. Stačí jednoduše zadat požadovaná data do „kalendáře“, aby vás elektronické zařízení upozornilo na konec doby platnosti konkrétní kůry. Pak už zbývá jen zbavit se nepotřebného papíru.

Snad hlavní pravidlo pro ukládání dokumentů doma je jednoduché: pečlivá a pravidelná práce s domácími papíry je klíčem k tomu, aby se potřebný dokument v tu nejdůležitější chvíli neztratil.

Ne všechny dokumenty se vyplatí uchovávat. Je ale mnoho papírů, které by měl mít každý z nás u sebe. Je třeba je uchovávat na bezpečných a odlehlých, ale poměrně snadno dostupných místech. Můžete si pořizovat elektronické a běžné kopie dokumentů – pravděpodobně se budou hodit. V každém případě pečlivé skladování a pečlivé třídění papírů pomůže udržet je v bezpečí.